A.
Pengertian
Surat
Surat adalah salah satu alat komunikasi tulis, berasal
dari salah satu pihak kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan dan warta.
Sebagai alat komunikasi tulis, surat sangat berperan aktif dalam kehidupan
masyarakat sehari-hari. Pengertian surat lainnya adalah media komunikasi
tertulis antara seseorang atau lembagal lainnya. Berbagai maksud dan
kepentingan dapat disampaikan melalui surat. Berdasarkan beberapa pengertian
surat diatas, dapat kita simpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi antara
dua pihak yang berupa tulisan untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau
informasi secara tertulis di atas selembar kertas antara seseorang atau lembaga
dan sangat berperan aktif dalam kehidupan masyarakat sehari-hari.
B.
Fungsi
Surat
Surat memiliki fungsi penting, di antaranya sebagai
berikut:
§
Alat
untuk menyampaikan pernyataan, pmeberitahuan, permintaan atau permohonan, dan
buah pikiran atau gagasan.
§
Bukti
tertulis.
§
Alat
untuk mengingat (arsip)
§
Bukti
historis (mandat, Surat Keputusan/SK, rekomendasi, dan sebagainya)
§
Pedoman
kerja (Surat Keputusan, Surat Perintah).
C.
Jenis
Surat
Jenis surat dibedakan menurut kategori tertentu.
Jenis-jenis surat dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan:
§
Berdasarkan
Wujud Surat
1.
Kartu
Pos
Kartu pos adalah surat
terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10
x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk
menyampaikan berita yang singkat. Akan
tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di
kantor pos.
2.
Warkat
Pos
Warkat pos adalah surat
tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat
seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop.
Kegunaan surat jenis ini adalah untuk
menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai
kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
3.
Telegram
Telegram adalah jenis
surat yang berisikan pesan yang relatif singkat
yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
4.
Surat
Bersampul
Surat bersampul adalah
surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan
menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan
surat ini dibanding dengan
jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun
dalam surat menyurat.
§
Berdasarkan
Pembuatan Surat
1.
Surat
Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas
nama pribadi seseorang serta berisi masalah
pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah
surat untuk keluarga, surat
lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
2.
Surat
Resmi
Surat resmi dibuat suatu
instansi, organisasi atau lembaga perusahaan
tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi
dan perusahaan tersebut disahkan secara
hukum. Contoh surat resmi adalah
surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
§
Berdasarkan
Pesan Surat
1.
Surat
Keluarga
Surat keluarga adalah
surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau
kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.
2.
Surat
Setengah Resmi
Surat setengah resmi
adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada
instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB
dan surat permohonan cuti.
3.
Surat
Sosial
Surat sosial adalah
surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang,
organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan
sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
4.
Surat
Niaga
Surat niaga adalah
surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan
dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau
pesanan barang.
5.
Surat
Dinas
Surat ini berisikan
masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu
lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu.
Misalnya, surat keputusan, surat
perintah, dan surat tugas.
6.
Surat
Pengantar
Surat ini ditujukan
kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur
atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.
§
Berdasarkan
Keamanan Pesan Surat
1.
Surat
Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan
dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia
atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada
sampul pertama dituliskan kode SR
yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu
singkatan dari "Sangat Rahasia
Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir
(luar) dibuat biasa agar tidak
mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat
untuk negara-negara tetangga, dan
surat dokumen kemiliteran.
2.
Surat
Rahasia
Jenis surat ini berisi
dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui
oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul
pertama dituliskan kode R atau RS yaitu
singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua
tidak diberi kode apa pun. Surat
jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
3.
Surat
Konfidensial
Surat yang isinya haya
layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu
sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.
4.
Surat
Biasa
Surat biasa adalah
surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain
tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.
§
Berdasarkan
Ruang Lingkup Surat
1.
Memorandum/
Memo
Memorandum adalah surat
yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau
kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat
memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
2.
Nota
Nota adalah surat yang
dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya
di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
3.
Surat
Biasa
Surat biasa adalah
surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang
berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan
§
Berdasarkan
Jumlah Pembaca Surat
1.
Pengumuman
Pengumuman adalah surat
yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi,
atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan
dalam ruang lingkup yang terbatas
maupun dalam ruang lingkup yang lebih
luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
2.
Surat
Edaran
Surat edaran adalah
surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik
di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang- kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang
hanya diketahui oleh para pejabat
tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.
3.
Surat
Biasa
Surat biasa adalah
surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang
namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.
§
Berdasarkan
Penyelesaian Surat
1.
Surat
Kilat
Surat kilat adalah
surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada
penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan
dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
2.
Surat
Segera
Pesan dalam jenis surat
ini perlu segera disampaikan kepada penerima
surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
3.
Surat
Biasa
Jenis surat ini baik
cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan
seperti kedua jenis surat di atas.
§
Berdasarkan
Pengertian Umum
1.
Surat
Terbuka
Surat terbuka adalah
surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan
maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa
atau diedarkan secara terbuka.
2.
Surat
Tertutup
Surat tertutup adalah
surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena
isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
3.
Surat
Kaleng
Surat kaleng adalah
surat yang pengirimannya tidak mencantumkan
nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan
tetapi untuk beberapa hal perlu juga
diperhatikan oleh penerima surat pesan
dalam surat itu.
D.
Contoh
Surat
Berikut ini adalah contoh surat pemberitahuan dalam
Bahasa Inggris dan Indonesia untuk melakukan pengunduran diri :
§
Dear
Mr. Hendra Kusumah
Manager of HRD
ECC Computers, Ltd
With this letter, I will say thank you very much for all things I have
ever had from this company which is improving both my knowledge and skills. The
challenge on working in this company is grateful and awesome.
I have been extremely satisfied working with PT. ECC COmputers, Ltd, I
thank you for all your support and encouragement during these past two years.
But I will say so sorry to inform you too that with this letter I
express that I will resign from this company. I have accepted in the public state
of the communication department. This is one of the my dream to working on
there. So tomorrow will be my last working day at PT. ECC Computers, Ltd.
This is not a goodbye letter, this only a “see you later” message from
my heart. Please keep in touch.
Sincerely Yours,
Muhammad Yusuf
§
Kepada
Yth,
Bapak Hendra Kusumah
Manager HRD
ECC Computers, Ltd
Bersama surat ini, saya ingin mengucapkan terimakasih banyak atas semua
hal yang saya dapatkan di perusahaan ini yakni hal yang meningkatkan
pengetahuan dan keahlian saya. Tantangan dalam bekerja di perusahaan ini
sangatalah menakjubkan.
Saya sangat puas bekerja pada PT.ECC Computers, Ltd, saya ucapkan
terimakasih atas semua support dan dukungan dalam dua tahun terakhir ini.
Tetapi saya juga ingin mengucapkan permintamaafan dengan surat ini
bahawa saya mengundurkan diri dari perusahaan ini. Saya telah diterima dalam Dinas
Komunikasi. Ini adalah salah satu dari mimpi saya yakni dapat bekerja di
instansi tersebut. Jadi besok adalah hari terakhir saya bekerja di PT. ECC
Computers, Ltd.
Surat ini bukanlah surat selamat tinggal saya, akan tetapi saya berharap
dapat bertemu kembali pada kesempatan yang akan datang. Semoga tetap
bersilahturahmi.
Hormat saya,
Muhammad Yusuf
0 komentar:
Posting Komentar