Meskipun
teknologi informasi dan komunikasi berkembang begitu cepat dengan
adanya telepon, telepon genggam, televisi, radio, dan komputer, surat tampaknya
masih merupakaan sarana penghubung atau komunikasi yang sangat penting bagi seseoran,
kelompok, maupun organisasi pemerintah dan bisnis.
Selain sebagai
sarana komunikasi, surat bisnis memiliki berbagai fungsi:
1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau
duta bagi pengiriman surat. Dalam kaitanya dalam dunia bisnis, surat bisnis berfungsi
untuk pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan ke pada pihak lain.
2. Alat untuk
menyimpan pembertitahuan, permintaan, atau permohonan, buah pikiran atau
gagasan yang berkaitan dengan masalah-maslah bisnis.
Misalnya: surat pemesanan produk, surat
penagihan, surat penagihan produk baru, dll.
3. Alat buktu
tertulis (dokumen tertulis), Misalnya : surat perjanjian jual beli, surat
perintah kerja, surat kerja sama,dll.
4. Alat untuk mengingat, misalnya: surat bisnis
yang diarsipkan. Pada aat dibutuhkan, surat-surat tersebut dapat dilihat dan
dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan masa lalu
atau sebelumnya
5. Bukti sejarah atau historis, misalnya surat
izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha.
Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang berharga sebagiai bukti
historis dalam dunia bisnis
6. Pedoman kerja, misalnya : surat keputusan
dan surat perintah. Surat tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam
melakukan suatu kegiatan bisnis
7. Media promosi bagi pengiriman surat
Terdapat tiga
format penulisan business letter:
1. Format Block (Block Format) : Business Letter, Format
block pada business letter merupakan format surat bisnis yang paling sederhana
atau simpel diantara ketiga format surat bisnis yang lain karena semuanya
diletakkan pada bagian kiri surat.
2. Modified Block Format: Business Letter, Pada
Modified block format businses letter, letak penulisan alamat (address),
tanggal (date), closing (penutup), tanda tangan (signature) dan nama (printed
name) berada di bagian kanan surat.
3. Semi-Block (Indented) Format: Business Letter, Pada
semi-block (indented) format business letter, format penulisannya hampir sama
dengan Modified Block Format, tetapi pada bagian isi, paragraphnya dibuat
menjorok ke dalam, sedangkan pada Modified Bock Format tidak.
Di bawah ini adalah keterangan dari nomor-nomor yang
ada di setiap format business letter:
1. Your Address (Alamat Penulis), Ini adalah bagian alamat
penulis. Penerima dapat lebih muda untuk menemukan alamt penulis jika mengirim
surat balasan.
2. Date (Tanggal), Ini adalah bagian tanggal pembuatan
surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalkan
August 30, 2012
3. Inside Address (Alamat Tujuan), Bagian ini berisi
nama peneriam surat, jabayanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika
kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujuakn, jangan kosongkan,
tetapi coba untuk menguanakan jabatannya, seperti “Director of Human
Resources”. Beri jarak antara tanggal dengan penerima.
4. Salutation (Salam Pembuka), Dalam bagian ini,
istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir peneriam)”,
misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis
nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”.
Beri jarak antara salam pembuka dengan isi.
5. Subject Line (Perihal), Perihal membuat penerima
surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya Invitation,
Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari business
letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.
6. Body (Isi Surat), Isi surat merupakan tempat dimana
kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph di isi surat harus
menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara
masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.
7. Closing
(Penutup), Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya
diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain
sebaginya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama
yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama,
yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.
8. Signature (Tanda Tangan), Bagian ini adalah tanda
tangan penulis, biasanya mengunakan tinta warna hitam atu biru.
9. Printed Name (Nama Pengirim), Bagian ini adalah
nama penulis surat tersebut, dan jika anda menginginkan, anda bisa memberikan
jabatan atau posisi dibagian bahwah setelah penulisan nama. Beri jarak antara
penulisan nama dengan lampiran.
10. Enclosure (Lampiran), Jika sebuah surat berisi
dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru menampilakan
jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumah lampiran)”,
misalkan “Enclosure (6)”.
11. Typist Initials (Inisial Penulis), Jika seseorang
selain kamu menulis surat yang kamu tulis, cantumkan inisial anda diikuti oleh
inisial penulis tersebut dibagian bawah format, misalkan AG/gs.
Sumber:
http://dianaumgresik.blogspot.com/2013/10/fungsi-surat-bisnis.html
http://www.belajarbahasainggris.us/2012/01/format-penulisan-business-letter-surat.html
0 komentar:
Posting Komentar